用好习惯打造一个高效的项目团队
发布时间:2008-08-25 浏览次数:
一、找到适合自己公司的方法论
现代社会中,项目管理在实际工作中的作用越来越重要,而项目管理知识体系不断完善,已经成为集多领域知识为一体的综合性交叉学科。包括某些通用的管理学知识,各种不同类别项目所共同需要的项目管理基础知识,以及各应用领域项目所需要的特殊管理知识。
将包括这么多知识和方法的项目管理在公司里实施,需要投入很多资源,对于公司而言,关心的是能否有效实施和取得成效。正如实施ISO9000、CMMI等管理体系的公司,有一大部分并没有真正达到管理目标。所以,为了确保项目管理在公司里的有效实施,应该找到适合自己公司的方法论,或者说设计出项目管理在公司里实施的策略。
在项目管理的九大知识体系中,每一项管理都有对应的方法论去实现。但是,在项目管理制度不是很完善和项目管理水平不高的时候,人的素质显得比较重要。正如有人说的那样:“二十一世纪什么最贵?人才最贵”。除了要招募合适的人员参加到项目中,也必须保证让他们能组成一个好的团队。项目的成功除了团队里要有才能的员工,更要依靠整个团队的努力。在项目管理知识体系的项目人力资源管理中,已经提出了培训、团队建设活动、奖励和认同制度等团队建设的方法。我想在团队建设具体实践中给出我的看法。
二、培养项目团队的好习惯
习惯的力量
美国作家杰克•霍吉写过一本叫《习惯的力量》,在书中剖析了“习惯”在每个人生活和事业中表现出来的强大的力量,并告诉我们如何利用这种力量,充分发挥出每个人的潜能。人的行为总是一再重复,“我们每天高达90%的行为出于习惯”,但是,取得卓越不只是简单的举动,要靠良好的习惯。观念是态度与行为的根本,观念决定行为,行为决定习惯,而习惯在左右着我们的成败,成功其实是好习惯的必然。
作为职业的习惯在许多地方都是随处可见。职业的销售人员总会习惯性地用销售角度分析,自我介绍是一个销售过程,甚至求婚也是一个销售过程,“生活处处在销售”;职业的项目经理,每当遇见一件事件或工作时,也会习惯性从项目管理的角度来分析,婚礼过程是一个项目过程,上班过程也是一个项目过程,“项目无处不在”。
从项目管理相关知识体系和方法论中,定义出有益的习惯行为,将这些行为变成项目团队的工作习惯,甚至最终成为项目团队的工作守则。养成良好职业工作习惯的项目团队必然是项目管理的有力执行者,是一个高效的团队。好的项目团队,也将大大的提高项目成功机会。怎样打造一个高效的团队,培养建设团队的好习惯,以及有哪些与项目管理相关的好习惯,应该被重点关注。
确定目标
项目经理,作为团队的领导人,应该在团队内部明确培养好的团队习惯的目标,让所有的团队成员明白习惯的重要性,并能积极地参与到以培养好习惯的团队建设中。
选择策略
根据马氏的需求层次理论来选择实现目标的策略,让团队成员在培养好习惯的过程中有成就感和得到认可。我的一位邻居喜欢周末早上擦车,不但擦,还十分自得其乐。擦的时候兴趣盎然,擦完之后再仔细看一遍,显然是对车子和对自己十分满意。他得到了成就感,这种完成某件事务后幸福感就是需求层次中的最高层次:自我实现。其实这是一种感觉,具体的成就是在其次。当别人夸他的车子的时候,他更是喜形于色。在完成任务后,再得到认可,使幸福感再次得提升。
为此,可以制定策略1:在团队中,鼓励发现好习惯。一旦队员中有好的习惯被提出或发现,就给予表扬,在公司内部网上发布。2:评选团队十大好习惯。通过好习惯的排行,将好习惯进行强化,最终成为工作制度。3:评选好习惯最多队员。通过队员的评选,提高队员对制度的参与,并以自己的体会来影响和带动其他队员。
三、项目管理过程中的好习惯
小习惯带来小成果,也将逐渐变成在团队成员的日常习惯,并取得更大、更有意义的成果。我国的先哲对此也有精彩的总结叫做“聚沙成塔”。
计划管理中的项目计划编制,应该由项目团队来完成。
以前大部分人认为,花时间写计划还不如花时间做事,现在大部分人不这么认为,但是,他们会认为,计划赶不上变化,做了计划也没有用,或者用不上。困难的部分不是写计划。困难的部分是作这个计划--思考,沟通,权衡,交流,提问并且倾听。在计划中用来分析解决问题需要花费的时间,会减少以后工作带给你的意外。
对此,养成每天一个计划的习惯,把一个空想家变成行动家,有步骤的来培养计划习惯。首先是要从开始写计划做起,固定时间,固定格式,固定计划项目,比如上班前5分钟写一个今日计划,只列出今天要做3件事,计划完成时间,实际完成时间,完成效果。写计划习惯不是目的,计划只是“图样”,行动才是“施工”。从形式化计划到实质性计划的习惯,要做有用的计划。
对计划中占用时间比较长的工作,进行分解,分解的结果使用计划更合理,更适用。这个习惯与范围管理的WBS分解相似,在分解的过程中,对任务就能加深理解。
要求将个人的计划上传到项目团队专门的管理计划的文件夹里。团队成员可以互相查看对方计划,一方面可以借鉴学习,提高自己的计划能力,另一方面也是起到检查的作用。最后从中找出最佳实践,给予推广。
平时的定计划习惯有了,并且做多了计划,完成计划的经验也多了,再去做项目的计划就轻车熟路了,制定出来计划也更合理。
在沟通管理上,要营造积极进取团结向上的工作氛围。
举个螃蟹的例子,篓子中放了一群螃蟹,不必盖上盖子,螃蟹也是爬不出去的,因为只要有一只想往上爬,其它螃蟹便会纷纷攀附在它的身上,结果是把它拉下来,最后没有一只能够出去。企业里常有一些人,嫉妒别人的成就与杰出表现,天天想尽办法破坏与打压,如果不予去除,久而久之,组织里只剩下一群互相牵制、毫无生产力的螃蟹。
所以,要培养敢于承担责任的好习惯,去除嫉妒的坏习惯。奖罚分明公正,对于工作成绩突出者一定要让其精神物质奖励,对于出工不出力者受到相应的惩罚;让每个成员承担一定的压力。
在工作会上,经常会有人不敢发言,怕得罪人或怕承担责任。到了会下,又不想按会议决议执行。长此以往,工作会成了过场,不起一点作用。所以,要提倡在会上积极发言、会下积极执行的好习惯,去除会上一言不发、会下制造问题的坏习惯,使得项目能够顺利进行。
好习惯有很多,下面就项目管理有关的好习惯作了列举:
凡事预先作计划,尽量将目标视觉化l
总是明确告知他人自己将做什么以及日期安排l
永远不要等到最后一刻才做计划l
开会不迟到l
随时用零碎的时间做零碎的小活l
写下来,不要太依靠脑袋记忆。l
不管任何方面,每天必须至少做一次“进步一点点l
每天在下班前用5分钟的时间做一天的整理性工作l
一经介绍,就永远记住对方的名字l
与人交谈时,保持良好的眼神接触l
用心倾听,不打断对方说话l
总是快速响应客户和同事的请求l
四、快乐的工作习惯
让团队的用快乐的方式去工作,培养用乐观态度对待工作的好习惯。
在项目成功的六个层次中,有一项是团队满意。要使团队满意,我觉得一个很重要的就是:让我们的团队快乐的工作和健康的工作。
在平时有针对地创造愉快的工作氛围,通过聚餐、体育比赛、郊游活动等形式来活跃员工业余生活。
在我们的项目中,一般都有工程施工部分。现场施工是一个很累的活,而且在外地施工最担心的是项目组人员生病。工程周期比较长时,团队成员的工作情绪容易受影响。于是我们对工程成员提出了要求,“高高兴兴出工,平平安安收工”。
“Happy staff makes happy customers”(快乐的员工带来开心的客户)。与我们来往的客户也能感觉到我们这个团队的活力,除了在工作上得到客户的支持,在工作之余也成为了朋友。
五、习惯决定成败
细节决定成败,而习惯决定细节。只有平时养成仔细观察细节、把握细节的习惯,才能在关键时刻发挥细节的作用。
前面内容主要是对团队成员的个人习惯培养方面进行了说明,另外还有一种习惯,是项目过程中的工作习惯。比如,每周项目组开例会,每天提交一次问题列表,编码阶段采用Daily Build等等,都是在项目进行过程中养成的习惯性做法,就称之为“项目习惯”。从实践中看,“项目习惯”一旦养成,项目的效率会成倍的提高。
好的习惯可以决定了一个高效的团队,一个高效的团队是项目成功的可靠保证。“习惯”就是一点一滴,循环往复,无数重复的行为动作养成的,好的习惯,坏的习惯都是一样的过程,只是结果不同。关键的一步是要马上行动起来。正如项目管理所说的:少控制不如多控制,晚控制不如早控制。
让习惯的力量把项目之舟推向成功的彼岸。